SEKILAS TENTANG SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEARSIPAN DAERAH 

 (Muhammad Safri Lubis, Medan, Surat Kabar Harian Analisa, 26 Mei 2007)

Dalam kondisi lingkungan yang penuh dengan persaingan, kinerja organisasi bergantung pada seberapa jauh kemampuannya dalam menyelaraskan diri dengan lingkungan strategik secara kreatif. Kemampuan ini pada dasarnya harus didukung oleh ketersediaan informasi yang akurat dan cepat. Sebagai salah satu sumber informasi terekam, arsip mempunyai fungsi dan peran yang sangat penting untuk mendukung manajemen modern organisasi pemerintah dan bisnis. Oleh karena itu pengelolaan dokumen merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan efisiensi kerja. Dilingkungan pemerintahan, arsip adalah sebagai dokumen penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan yang memiliki arti sangat penting dalam pertanggungjawaban tentang perencanaan dan pelaksanaan pemerintahan serta pembangunan selanjutnya. Membengkaknya jumlah dokumen bila tidak ditangani dengan baik akan berakibat tidak hanya pada beban pengelolaan yang sangat besar, akan tetapi juga akan menimbulkan kerugian bagi jajaran pimpinan pemerintahan dalam proses pengambilan keputusan sehubungan dengan ketidak akuratan informasi. Di daerah pengelolaan kearsipan ini ditangani sebuah badan ditingkat propinsi dan kantor-kantor di tingkat kabupaten dan kota. Artikel ini mencoba memberikan gambaran umum tentang rancangan pengembangan sistem informasi manajemen kearsiapan pemerintahan di daerah.

RANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEARSIPAN

Secara umum sistem informasi manajemen kearsipan adalah suatu sistem informasi yang mengelola data yang menyangkut pengumpulan, pengelolaan, pemusnahan dan pencarian kembali arsip daerah, baik data kualitatif dan kuantitatif yang terintegrasi sehingga terbentuk manajemen basis data berbasis komputer yang mampu memberikan masukan informasi secara aktual dan akurat dalam pengenalan permasalahan dan perumusan kebijaksanaan, strategi, dan program pembangunan di bidang pengarsipan daerah. Sistem informasi manajemen kearsipan merupakan salah satu sub sistem dalam sistem informasi manajemen daerah yang berfungsi sebagai pengelola keseluruhan arsip di daerah dan berperan sebagai jembatan antara pemerintahan, masyarakat serta pihak lainnya. Dalam pengembangannya sistem ini terbagi menjadi empat bagian yaitu sistem administrasi, sistem pengelolaan dan pelestarian, sistem pengolahan dan layanan serta sistem evaluasi dan pengembangan. Masing-masing bagian ini nantinya akan saling berhubungan satu sama lain untuk mewujudkan sebuah sistem yang dapat berjalan secara efektif dan efisien. Adapun aliran data yang berinteraksi dengan rancangan sistem ini terdiri dari empat bagian yaitu aliran dari/ke gubernur dan pejabat struktural, aliran data dari/ke pemerintah kabupaten/kota melalui Kantor Arsip Daerah di kabupaten/kota, aliran data dari/ke masyarakat umum serta aliran data dari/ke Badan Arsip Nasional. Gubernur dan pejabat struktural berinteraksi dengan sistem melalui aliran data permintaan layanan yang berisi instruksi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, sistem memprosesnya mengirimkan informasi yang diminta. Kabupaten/kota berinteraksi melalui pengiriman data-data primer di daerah kabupaten/kota. Masyarakat berinteraksi melalui aliran data permintaan layanan yang berisi instruksi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Badan Arsip Nasional berinteraksi dengan sistem dengan bersama-sama mengkoordinasi bidang kearsipan.

Untuk mendukung pengembangan sistem tersebut perlu direncanakan perangkat lunak yang tidak tergantung pada sistem operasi dan perangkat keras yang digunakan oleh pengguna. Untuk itu direkomendasikan menggunakan pembangunan perangkat lunak dengan model arsitektur tiga lapisan (three-tierd architecture) yang membagi perangkat lunak menjadi tiga komponen yang satu sama lain tidak saling bergantung yaitu lapisan satu berinteraksi dengan penyimpanan data, lapisan kedua berfungsi sebagai pemroses operasi logika yang merupakan representasi prosedur dan proses kerja suatu sistem dan proses standar dalam pengelolaan data dan informasi dan lapisan ketiga berfungsi sebagai pemroses logika presentasi untuk penyediaan antarmuka pengguna. Berdasarkan paradigma dan metode pengembangan dari perangkat lunak tersebut diatas, maka dirancang modul-modul yang diharapkan menjadi standar untuk pengembangan secara detail dari sistem tersebut yaitu modul profil dan kebijakan arsip daerah, modul pengelolaan dan pelestarian, modul pengolahan dan Layanan serta modul evaluasi dan pengembangan. Setiap modul ini nantinya dijabarkan dalam bentuk aplikasi untuk melakukan pengolahan dan pengelolaan data dan informasi makro serta dalam bentuk penyampaian informasi berbasis web. Setiap modul tersebut harus dapat mencerminkan suasana masing-masing sub sistem informasinya serta tujuan dan fungsi perangkat lunaknya. Dalam pengembangan perangkat lunak tersebut perlu adanya suatu struktur modul, struktur ini ditujukan untuk memberikan ilustrasi mengenai lingkungan fasilitas yang tersedia di suatu perangkat lunak aplikasi. Setiap modul perangkat lunak perlu digambarkan struktur logis dengan modul lainnya dalam bentuk diagram hirarkis sederhana serta sekaligus menggambarkan muatan-muatan informasi dalam kaitannya dengan output dan input sistem. Modul tambahan lainnya yang harus ada di setiap modul perangkat lunak adalah antarmuka untuk pengaturan lingkungan, antarmuka untuk kebijakan serta antar muka untuk fasilitas pemeliharaan.  

BEBERAPA REKOMENDASI TEKNIS

Dalam pengembangannya dibutuhkan berbagai standarisasi agar dalam pelaksanaannya nanti dapat berjalan dengan baik dan lancar. Di bawah ini adalah beberapa rekomendasi teknis yang perlu diperhatikan ketika hendak mengembangkan sistem tersebut. Diharapkan dengan adanya rekomendasi ini, masing-masing unit kerja dapat menyesuaikannya agar pengembangan yang sedang dilakukan dapat berjalan dengan baik, efektif, efisien dan tidak sia-sia dengan harapan seluruh sistem yang dikembangkan dapat bermanfaat secara maksimal dan terintegrasi satu sama lain sehingga seluruh maksud dan tujuan dari pengembangan tersebut dapat tercapai. Adapun beberapa rekomendasi tersebut dapat dilihat di bawah.

Arsitektur Sistem. Diharapkan Gubernur sebagai pimpinan tertinggi di daerah menetapkan sebuah keputusan yang berhubungan dengan tata kearsipan di tingkat Propinsi sebagai salah satu pedoman pelaksanaan tata kearsipan daerah. Selanjutnya, atas dasar itu direncanakan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Badan Kearsipan Daerah agar menjadi standar utama pengembangan sistem. Selanjutnya dianjurkan masing-masing unit kerja kearsipan baik di tingkat propinsi dan kabupaten/kota untuk menjabarkan sistem tersebut secara bersama-sama agar dalam penerapannya akan menghasilkan berbagai standar yang akan disepakati bersama.

Perangkat Lunak Sistem. Perangkat lunak yang harus dikembangkan adalah perangkat lunak aplikasi yang mendukung bagi pengelolaan data kearsipan secara menyeluruh dan terintegrasi dalam bentuk data dan informasi makro yang desainnya harus disesuaikan dengan kebijakan yang ada. Diharapkan informasi yang dapat diberikan oleh perangkat lunak ini dapat direpresentasikan dalam berbagai bentuk seperti teks, grafik, tabel, gambar, sesuai dengan peruntukannya. Perangkat lunak yang dibangun ini terdiri dari dua bagian besar yaitu perangkat lunak aplikasi yang digunakan untuk pengolahan dan pengelolaan data dan informasi makro dan perangkat lunak untuk mendukung penyampaian informasi berbasis website. Adapun beberapa standarisasi yang harus diperhatikan seperti pengembangan yang ada harus sesuai dengan perencanaan sistem yang ditetapkan, menggunakan metode aliran data atau metode berorientasi objek serta metodologi dan arsitektur perangkat lunak yang sudah standar, seoptimal mungkin terintegrasi dengan perangkat lunak pendukung lainnya dan harus kompatibel terhadap perangkat keras yang ada, menyediakan fasilitas untuk melakukan pemeliharan data dan informasi data (back up dan restore), menyediakan representasi informasi dalam berbagai bentuk (teks, tabel, grafik dan image), membangun sistem tingkat penggunaan untuk setiap lapisan pengguna lainnya sesuai dengan tingkatan dan kapasitas akses yang akan ditentukan kemudian.

Perangkat Keras Sistem. Untuk menunjang implementasi perangkat lunak, diperlukan perangkat keras dan infrastruktur yang memadai. Perangkat keras komputer yang diperlukan terdiri dari sejumlah komputer yang digunakan untuk server dan workstation dengan kemampuan tertentu yang digambarkan dalam sebuah spesifikasi komputer optimal agar sistem yang dikembangkan dapat beroperasi secara optimal. Biasanya perangkat keras ini akan dianalisa kembali kemampuannya setiap 3 atau 5 tahun sekali untuk disesuaikan dengan perkembangan teknologi yang ada. Sedangkan perangkat-perangkat keras lainnya yang perlu dipersiapkan seperti scanner dan printer. Terakhir direkomendasikan agar seluruh unit kerja yang ada mulai membangun sistem local area networking (LAN) dan internet.

Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia dan Pendukung. Operasional sistem yang dikembangkan harus didukung dengan adanya personil yang sesuai dengan kemampuan pada bidangnya masing-masing dan disesuaikan dengan kerja setiap personil yang ada. Penyesuaian tersebut dapat dilakukan dengan mengadakan pengarahan khusus bagi semua personil yang terlibat dalam sistem yang dikembangkan. Secara umum ada dua bagian sumber daya manusia yang harus dipersiapkan yaitu operator dan pendukung perangkat lunak dan keras. Pengembangan infrastruktur yang ada terutama ruangan pengolahan data harus disesuaikan dengan standarisasi dari pengamanan perangkat-perangkat teknologi informas seperti keamanan dari resiko force majeure (api, air), kelemahan organisasi (peraturan yang tidak ketat), kegagalan teknis (gangguan pada power supply) dan tindakan yang disengaja (manipulasi/perusakan peralatan TI, data, software). Untuk itu perlu dilakukan tindakan pengamanan seperti melakukan segmentasi sirkuit listrik, penyediaan tabung pemadam kebakaran, pengalokasian dan pengamanan ruangan, menyediakan pendingin ruangan dan UPS, pengamanan terhadap overvoltage, emergency circuit-breaker, penginderaan kerusakan jarak jauh, membuat sistem menajemen yang mengatur pengawasan staff/pengunjung, pengontrolan izin masuk dan sebagainya.

DAMPAK DAN MANFAAT YANG DIHARAPKAN

Dengan adanya perencanaan dan pengembangan sistem informasi manajemen kearsipan daerah ini diharapkan adanya berbagai perubahan kearah efisiensi dan efektifitas kerja kearsipan di daerah seperti tersedianya informasi kearsipan bagi seluruh lapisan masyarakat yang membutuhkannya, adanya peningkatan kepercayaan terhadap informasi kearsipan, efisiensi dan efektifitas penyampaian informasi kearsipan bagi yang membutuhkannya, terbentuknya sistem database kearsipan yang dapat menghasilkan informasi statistik dan ikhtisar kearsipan secara akurat, adanya kordinasi antara pemerintahan propinsi dengan kabupaten/kota di bidang kearsipan daerah, perubahan kultur kerja pelaksana sistem kearah yang lebih baik dan kemudahan dalam melakukan pengolahan data seiring dengan peningkatan kualitas pelaksana dan pemakai sistem. Selain itu adapun manfaat yang diharapkan dari terbangunnya sistem informasi manajemen kearsipan ini adalah tersedianya informasi kewenangan-kewenangan organisasi dan jabatan, tersedianya informasi mengenai kebijakan-kebijakan pemerintah daerah, peningkatan kepercayaan terhadap informasi kearsipan, peningkatan efisiensi dan efektifitas penyampaian informasi kearsipan dan perubahan kultur kerja pelaksana sistem dan peningkatan sumber daya manusia khususnya para pegawai kearsipan dalam penggunaan teknologi pendukung sistem informasi manajemen kearsipan.

PENUTUP

Pengembangan sistem informasi manajemen kearsipan merupakan kegiatan penting untuk mendukung terlaksananya program pembangunan. Rekomendasi pengembangan sistem dengan memadukan antara metode manual dan komputerisasi, merupakan salah satu solusi dalam pengembangan sistem ini dan diharapkan memberikan keuntungan seperti adanya optimalisasi dalam melakukan pemilihan proses yang akan direalisasikan dengan bantuan komputer dan informasi dapat disampaikan secara langsung karena adanya internet sehingga aktualitas informasi dapat tercapai. Dalam pelaksanaannya, kendala tentu akan timbul dan diharapkan dapat segera diatasi, seperti perubahan kultur kerja yang sangat signifikan karena perubahan sistem yang ada dan kesiapan sistem organisasi secara menyeluruh dalam menerima, menerapkan serta mengaplikasikan sistem yang baru tersebut. Dalam penerapan sistem ini ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam rangkaian pengembangannya yaitu sistem baru dapat direalisasikan apabila semua pihak terkait siap menjalankannya dan tersedianya infrastruktur yang mendukung, selain itu pergantian sistem dapat dilakukan dengan melakukan pendekatan parsial/paralel untuk memastikan bahwa sistem dapat dijalankan secara keseluruhan, selanjutnya informasi yang disampaikan ke pihak pemakai sistem harus diberikan sesuai kebutuhan dan seluruh unit kerja yang ada harus melakukan kordinasi dengan baik dan terakhir sistem ini akan memiliki kinerja yang baik jika diintegrasikan ke dalam tugas dan fungsi organisasi, sehingga pelaku sistem dapat beradaptasi terhadap seluruh fungsi sistem. Diharapkan dengan adanya ulasan tentang sistem informasi manajemen kearsipan ini dapat memberikan gambaran yang nyata untuk pengembangan sistem informasi manajemen kearsipan di pemerintahan propinsi dan kabupaten/kota di Indonesia, agar tujuan akhir dari fungsi kearsipan daerah tersebut lebih optimal dan lebih bermanfaat sebagai pusat informasi daerah dan serta untuk mendukung pembangunan yang sedang digalakkan disegala bidang.